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Quadro de apoio para decisões em equipe

Decidir não é um processo fácil em nenhum modelo de gestão. Para piorar, saber como decidir em equipe passou a ser um verdadeiro desafio no cenário atual, uma vez que o diferencial competitivo das empresas vem das inovações criadas a partir do trabalho coletivo.

Uma das principais condições para uma boa decisão é a simetria de informações. É necessário que todos os envolvidos no processo conheçam os aspectos relevantes (dados, informações, conceitos, percepção dos envolvidos, visão externa e consequências possíveis) de um determinado contexto para que uma boa decisão coletiva possa acontecer.

Para facilitar esse processo, criei o quadro de apoio para decisões em equipe (se você preferir um termo da moda, pode chamá-lo de Decision-Making Canvas). Esse quadro tem como objetivo diminuir a assimetria da informação, deixando transparente e alinhado entre os membros de uma equipe tudo o que é importante para que possam tomar uma decisão. Para utilizá-lo, basta imprimir, fixar numa parede no ambiente de trabalho da equipe e utilizar post-its e canetas para preencher as lacunas.

Quadro-Decisao-Equipes

O quadro é dividido em 3 partes. A parte superior reúne os dados e as informações para guiar o processo de decisão. Definir o tema (o que deve ser decidido), a motivação (a razão pela qual devemos tomar essa decisão), o prazo limite para que a decisão ser tomada (o último momento responsável para esta decisão, o instante onde possuiremos o máximo de conhecimento sobre o que temos que decidir e antes de sofrermos quaisquer consequências por não ter tomado a decisão ainda), o método de decisão que usaremos (sorteio, votação, consenso, consentimento ou consultação) e os participantes do processo de decisão com seus respectivos papéis (facilitador, decisor, consultor e interessado).

Defina as diretrizes da decisão que precisa ser tomada.

Defina as diretrizes da decisão a ser tomada.

A parte inferior do quadro reúne tudo que é necessário para construir uma base sólida a partir da qual as alternativas podem ser elencadas e a decisão possa ser tomada. Saber quais são os dados e informações, as regras e restrições (leis, normas, limitações, verbas financeiras, etc) , os valores e princípios (as crenças éticas e morais da empresa e da equipe que influenciam nas decisões) e os objetivos e metas, é importante não só para orientar a escolha da melhor alternativa, mas também para descartar aquelas que são incompatíveis com a realidade do negócio.

Identifique o que deve embasar a decisão.

Identifique o que deve embasar a decisão.

A parte central do quadro agrupa os itens mais importantes do processo de decisão. Primeiro, precisamos determinar quais deverão ser os resultados esperados após a decisão ser tomada. Para isso, precisamos responde as perguntas: quais são as consequências positivas esperadas? quais são as consequências negativas que devem ser evitadas? o que queremos alcançar com a nossa decisão?

Determine os resultados, efeitos e benefícios esperados após a decisão.

Determine os resultados, efeitos e benefícios esperados após a decisão.

Depois, junto com a equipe e de acordo com o método de decisão escolhido, podemos determinar as alternativas (afinal, decidir significa deixar de fora várias alternativas e ficar com a que sobrar), chegar a uma decisão (escolher uma das alternativas), determinar as ações que precisam ser feitas para colocar essa decisão em prática e avaliar o sentimento da equipe sobre a decisão que foi tomada (é importante que as pessoas que participaram da decisão sintam-se bem com o resultado desse processo).

Alternativas, decisão, ações e sentimento das pessoas envolvidas.

Alternativas, decisão, ações e sentimento das pessoas envolvidas.

Você pode criar variações na forma de preencher o quadro de apoio para decisões em equipe. Não é necessário também fazer uma única sessão para preencher todas as partes: você pode preencher aos poucos com a sua equipe, enquanto ganham conhecimentos sobre o tema da decisão. Inclusive, a equipe pode deixar o quadro fixado numa parede para que todos da empresa colaborem com qualquer uma das informações. Lembre-se: o mais importante é garantir a transparência das informações e o alinhamento do processo de decisão.

Quadro de Apoio para Decisões em Equipe completo (clique para ampliar)

Quadro de Apoio para Decisões em Equipe completo (clique para ampliar)

A decisão em equipe é interessante pelas seguintes razões:

  • Costuma ser mais rápida do que a decisão tomada dentro de uma estrutura hierárquica (onde uma decisão precisa ser repassada para níveis nos quais o poder seja suficiente para escolher uma alternativa);
  • Costuma ser melhor do que a decisão individual (já que considera a capacidade e a visão de várias pessoas em vez do julgamento de um único gestor);
  • E tem um efeito colateral precioso: o engajamento natural do time para realizá-la, colocando em prática as ações que surgiram da decisão.

Faça o download da versão de impressão (tamanho A1) do Quadro de Apoio de Decisões para Equipes para experimentá-lo com a sua equipe. Da mesma forma que aconteceu com o Happiness Canvas e com o Feedback Canvas, gostaria de receber feedback das pessoas que utilizarem o Quadro de Apoio para Decisões em Equipes para que possamos melhorá-lo ainda mais.

5 maneiras de tomar decisões em equipe

Muitas pessoas me perguntam como funcionam as decisões em uma empresa democrática, onde todos podem decidir ou influenciar na decisão. Percebo também que, quando uma equipe não consegue tomar uma decisão em conjunto, o poder de decisão acaba ficando na mão de uma única pessoa (uma fuga para o velho paradigma de gestão, onde poucos pensam / decidem e a maioria apenas executa o que foi pensado / decidido).

A decisão em equipe é um problema complexo e que envolve vários agentes, critérios, alternativas, interesses, pontos de vista conflitantes e grupos de pressão. Neste contexto, a imprecisão e os riscos sempre estarão presentes e devemos aceitar isso. No final das contas, a decisão tomada por uma equipe tem mais chances de ser melhor do que a decisão tomada por apenas uma pessoa.

tomar-decisoes-equipe

Para conseguirmos trabalhar em equipe de forma efetiva, precisamos aprender a tomar decisões em equipe. Para isso, existe um conjunto de papéis e ferramentas que pode nos ajudar. Esses papéis e ferramentas não são novos, mas são abordagens que experimentei na prática e que funcionam muito bem.

Papéis

  • Facilitador: alguém que tem a confiança de todos os envolvidos no processo de decisão. Não se posiciona e nem opina sobre as opções disponíveis. Mantém seu foco em facilitar o processo de tomada de decisão e em controlar o tempo em que a decisão precisa ser tomada. Pode organizar reuniões, levantar dados e utilizar ferramentas e técnicas que simplifiquem e ajudem no processo de decisão em equipe.
  • Decisor: membro da equipe responsável pela decisão. Não é necessariamente quem irá decidir, mas será responsável por fazer a decisão acontecer envolvendo uma ou mais pessoas. É uma boa prática ter um decisor para cada decisão que a equipe precisa tomar.
  • Consultor: membro da equipe ou outra pessoa da organização que será consultada durante o processo de decisão. Uma decisão pode envolver um ou mais consultores. Geralmente, são pessoas que possuem conhecimentos e experiências relacionadas ao tema da decisão. São líderes situacionais.
  • Ditador Benevolente: a decisão final fica com uma pessoa, que por sua personalidade, conhecimento e experiência, ganha a confiança da equipe para fazer determinada escolha. Sua decisão deve ser baseada no bem coletivo e não em benefício próprio. No mundo do software livre, é quem decide que rumo o projeto tomará, aceitando e recusando propostas de muitos colaboradores. O Ditador Benevolente exerce um papel de moderador, com função de desempatar eventuais disputas ou simplesmente tomar as decisões mais difíceis.

Ferramentas

  • Sorteio: quando temos que decidir dentre um conjunto de ótimas opções, uma boa ferramenta de decisão é o sorteio. O sorteio é a opção mais democrática de tomada de decisão em equipe, pois ela consagra a igualdade entre todas as opções disponíveis. Se todas as opções são boas, então qualquer uma serve. O sorteio funciona bem para decisões mais simples, onde o risco não é grande.
  • Consenso: a decisão por consenso leva em conta as preocupações de todos e visa resolvê-las antes que a decisão seja tomada (se não existirem preocupações, a decisão torna-se simples ou pode ser determinada por sorteio). Para isso, é preciso incentivar um ambiente em que todos são respeitados, em que todas as contribuições são ouvidas e avaliadas, que permita o acesso igual ao poder, que desenvolva a cooperação e que crie um sentido de responsabilidade individual para as ações do grupo. O consenso é um processo de negociação democrático, mas é difícil de ser alcançado em algumas situações. A participação de um Facilitador é fundamental no processo de decisão por consenso.
  • Votação: quando existem conflitos de interesse que impossibilitem a obtenção do consenso, a decisão pode ser tomada por meio de votação. O consenso é difícil de ser alcançado em questões que envolvem gosto pessoal e valores de formação moral, pois alguns detalhes da discussão podem ser considerados inflexíveis. Perceba, porém, que o processo de votação sempre resultará em vencedores e perdedores. Assim, a votação é uma maneira de se obter a preferência da maioria e fazer com que a decisão seja aceita conforme regras predeterminadas em comum acordo (critérios mínimos que definem as opções que participarão da votação), mesmo que a parte perdedora não concorde com o resultado após o fim da votação.
  • Consentimento: diferente do consenso, significa que as pessoas que não possuem argumentos contrários a decisão tomada podem consentir com a decisão, embora tenham preferência por outra opção. Pode-se dizer que, numa decisão por consentimento, a pessoa deve estar disposta a aceitar a segunda melhor decisão (considerando que a melhor decisão sempre é da própria pessoa). O fundamento da tomada de decisão por consentimento é o argumento. É um processo onde se olha para os argumentos que baseiam a proposta. Não é a quantidade de votos, nem a posição ou importância das pessoas que determinam uma decisão, mas a qualidade dos argumentos. Uma objeção sempre é acompanhada pelos argumentos que a fundamentam. “Não é o argumento do poder, mas o poder do argumento que leva a uma boa decisão”. Um processo de decisão por consentimento pressupõe que todos os participantes estejam voltados para um objetivo comum (inclusive, é isso que diferencia um grupo de pessoas de uma equipe). A presença de objetivos divergentes ou particulares frustra a tomada de decisão por consentimento.
  • Consultação: um Decisor escolhe uma ou mais pessoas para serem consultadas sobre a decisão a ser tomada (consultores). Depois de consultar todas essas pessoas, considerando seus conselhos e opiniões para chegar na melhor opção, o Decisor toma a decisão. O Decisor é responsável por tomar a decisão, mas essa decisão é construída de forma coletiva em conjunto com os consultores. A equipe apóia a decisão, dá feedback e perdoa o Decisor se a decisão se mostrar ruim, avaliando as lições aprendidas (uma retrospectiva do processo de decisão). A consultação permite as pessoas colocarem a maestria em prática, o que favorece a motivação intrínseca.

Devemos escolher, para cada situação, os papéis e ferramentas mais adequados para tomarmos uma decisão em equipe. Você pode combinar o uso de vários papéis e ferramentas num único processo de decisão. Nem todas as decisões precisam ser tomadas envolvendo todos os membros da equipe. Lembre-se que é “o tamanho do impacto da decisão que leva ao processo de decisão e ao tamanho do grupo envolvido”.