Quadro de apoio para decisões em equipe

Decidir não é um processo fácil em nenhum modelo de gestão. Para piorar, saber como decidir em equipe passou a ser um verdadeiro desafio no cenário atual, uma vez que o diferencial competitivo das empresas vem das inovações criadas a partir do trabalho coletivo.

Uma das principais condições para uma boa decisão é a simetria de informações. É necessário que todos os envolvidos no processo conheçam os aspectos relevantes (dados, informações, conceitos, percepção dos envolvidos, visão externa e consequências possíveis) de um determinado contexto para que uma boa decisão coletiva possa acontecer.

Para facilitar esse processo, criei o quadro de apoio para decisões em equipe (se você preferir um termo da moda, pode chamá-lo de Decision-Making Canvas). Esse quadro tem como objetivo diminuir a assimetria da informação, deixando transparente e alinhado entre os membros de uma equipe tudo o que é importante para que possam tomar uma decisão. Para utilizá-lo, basta imprimir, fixar numa parede no ambiente de trabalho da equipe e utilizar post-its e canetas para preencher as lacunas.

Quadro-Decisao-Equipes

O quadro é dividido em 3 partes. A parte superior reúne os dados e as informações para guiar o processo de decisão. Definir o tema (o que deve ser decidido), a motivação (a razão pela qual devemos tomar essa decisão), o prazo limite para que a decisão ser tomada (o último momento responsável para esta decisão, o instante onde possuiremos o máximo de conhecimento sobre o que temos que decidir e antes de sofrermos quaisquer consequências por não ter tomado a decisão ainda), o método de decisão que usaremos (sorteio, votação, consenso, consentimento ou consultação) e os participantes do processo de decisão com seus respectivos papéis (facilitador, decisor, consultor e interessado).

Defina as diretrizes da decisão que precisa ser tomada.

Defina as diretrizes da decisão a ser tomada.

A parte inferior do quadro reúne tudo que é necessário para construir uma base sólida a partir da qual as alternativas podem ser elencadas e a decisão possa ser tomada. Saber quais são os dados e informações, as regras e restrições (leis, normas, limitações, verbas financeiras, etc) , os valores e princípios (as crenças éticas e morais da empresa e da equipe que influenciam nas decisões) e os objetivos e metas, é importante não só para orientar a escolha da melhor alternativa, mas também para descartar aquelas que são incompatíveis com a realidade do negócio.

Identifique o que deve embasar a decisão.

Identifique o que deve embasar a decisão.

A parte central do quadro agrupa os itens mais importantes do processo de decisão. Primeiro, precisamos determinar quais deverão ser os resultados esperados após a decisão ser tomada. Para isso, precisamos responde as perguntas: quais são as consequências positivas esperadas? quais são as consequências negativas que devem ser evitadas? o que queremos alcançar com a nossa decisão?

Determine os resultados, efeitos e benefícios esperados após a decisão.

Determine os resultados, efeitos e benefícios esperados após a decisão.

Depois, junto com a equipe e de acordo com o método de decisão escolhido, podemos determinar as alternativas (afinal, decidir significa deixar de fora várias alternativas e ficar com a que sobrar), chegar a uma decisão (escolher uma das alternativas), determinar as ações que precisam ser feitas para colocar essa decisão em prática e avaliar o sentimento da equipe sobre a decisão que foi tomada (é importante que as pessoas que participaram da decisão sintam-se bem com o resultado desse processo).

Alternativas, decisão, ações e sentimento das pessoas envolvidas.

Alternativas, decisão, ações e sentimento das pessoas envolvidas.

Você pode criar variações na forma de preencher o quadro de apoio para decisões em equipe. Não é necessário também fazer uma única sessão para preencher todas as partes: você pode preencher aos poucos com a sua equipe, enquanto ganham conhecimentos sobre o tema da decisão. Inclusive, a equipe pode deixar o quadro fixado numa parede para que todos da empresa colaborem com qualquer uma das informações. Lembre-se: o mais importante é garantir a transparência das informações e o alinhamento do processo de decisão.

Quadro de Apoio para Decisões em Equipe completo (clique para ampliar)

Quadro de Apoio para Decisões em Equipe completo (clique para ampliar)

A decisão em equipe é interessante pelas seguintes razões:

  • Costuma ser mais rápida do que a decisão tomada dentro de uma estrutura hierárquica (onde uma decisão precisa ser repassada para níveis nos quais o poder seja suficiente para escolher uma alternativa);
  • Costuma ser melhor do que a decisão individual (já que considera a capacidade e a visão de várias pessoas em vez do julgamento de um único gestor);
  • E tem um efeito colateral precioso: o engajamento natural do time para realizá-la, colocando em prática as ações que surgiram da decisão.

Faça o download da versão de impressão (tamanho A1) do Quadro de Apoio de Decisões para Equipes para experimentá-lo com a sua equipe. Da mesma forma que aconteceu com o Happiness Canvas e com o Feedback Canvas, gostaria de receber feedback das pessoas que utilizarem o Quadro de Apoio para Decisões em Equipes para que possamos melhorá-lo ainda mais.

4 ideias sobre “Quadro de apoio para decisões em equipe

  1. Nei Grando

    Matheus, gostei do artigo! Muito interessante sua proposta de um quadro de apoio para tomada de decisões em equipe. Segue dois artigos relacionados: “Simples, Complicado, Complexo ou Caótico” – http://bit.ly/bizcomplex sobre o Cynefin framework de apoio a tomada de decisões (em ambientes complexos), e “Seis chapéus para pensar melhor” – http://bit.ly/seischapeus (para brainstormings mais efetivos). Espero que goste. Abraços, @neigrando

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